Logiciel de vente VN VO : de la commande à la livraison

Un logiciel de vente VN VO ne gère pas des écrans, il tient un dossier : le client repris du lead, le véhicule, la reprise, le financement, les remises, la marge, les pièces à signer, puis les dates jusqu'à la livraison. Voici comment ce dossier se construit, ce qu'il doit calculer, et ce que le chef des ventes doit y voir avant d'approuver.

Mis à jour le 6 octobre 2026 · Par Bacem Hmoudi, concepteur de Voliago

L'essentiel en cinq lignes

1. La vente est un dossier, pas une suite d'écrans. Client, véhicule, reprise, financement, remises, documents et dates vivent au même endroit.
2. La marge se calcule dedans. La feuille de gestion se met à jour à chaque ligne modifiée, pendant que le client est encore assis.
3. Sept étapes guidées. Client, véhicule, reprise, financement, documents, approbation, signature. On ne saute pas une étape.
4. Ce qui part en signature est ce qui a été approuvé. Bon de commande, mandat SIV et PV de livraison sortent du dossier, jamais d'un modèle retouché.
5. Le chef des ventes voit tout, au moment utile. La demande d'approbation arrive avec la marge, la remise et la reprise déjà calculées, sur son téléphone.

Ce guide suit le dossier de vente tel que le voient le vendeur, le chef des ventes et la secrétaire commerciale, du lead signé à la remise des clés. Il ne traite ni la rotation du stock VO, ni la cote de reprise, ni la comptabilité : chacune a son guide, cité au bon endroit. Pour la vue service par service, voir le logiciel de gestion de concession.

Vendre un VN et vendre un VO : deux cycles, un seul dossier

Le vendeur qui passe du neuf à l'occasion dans la même matinée change de rythme, pas d'outil. Le VN se vend sur une configuration et un délai ; le VO se vend sur un véhicule présent, avec son histoire. Le VD — démonstration ou 0 km — est entre les deux : né VN dans le système, vendu comme un VO.

VN : commande constructeur, délai, options, immatriculation

Un VN se vend avant d'exister. Le dossier porte une configuration — finition, motorisation, couleur, options, accessoires posés en concession — et une promesse de délai. La difficulté est entre la signature et l'arrivée : le véhicule change de statut cinq ou six fois chez le constructeur, et le client veut savoir où il en est.

VO : stock, reprise, remise en état, garantie

Un VO existe déjà. Le dossier le tire du stock avec son prix d'achat, ses frais de remise en état engagés et sa garantie proposée. Sa marge se décide à l'achat, pas à la vente : pour la rotation, le vieillissement et la publication, voir comment gérer le stock VO et sa rotation. Ce qui appartient à la vente, c'est la réservation — un VO vendu deux fois est une faute que le logiciel doit rendre impossible.

VD et 0 km : le véhicule qui change de statut

Commandé comme un VN, immatriculé au nom de la concession, roulé par les vendeurs, le VD devient un VO le jour où il se vend, avec un certificat de cession interne et une garantie qui court déjà. Le bon modèle : une seule fiche dont le statut change, et dont la feuille de gestion reprend le prix d'achat réel plutôt que le tarif catalogue.

Le bon de commande en sept étapes

Un samedi, le client a fait l'essai et veut signer ; le vendeur a quarante minutes. Si le bon de commande part d'un modèle vierge, il ressaisit l'identité, cherche le châssis, recopie la reprise, appelle le chef des ventes pour la remise. Si c'est un assistant qui part du lead, il déroule sept étapes, dans l'ordre où la vente se passe : client, véhicule, reprise, financement, documents, approbation, signature. Chacune a sa règle de complétude, et la suivante ne s'ouvre pas tant que la précédente ne la respecte pas.

Client et véhicule : repris du lead sans ressaisie

Le client vient du lead ou de la base : identité, coordonnées, justificatifs, véhicule d'intérêt, consentements, historique des échanges — voir le guide gestion des leads automobile. Le vendeur vérifie, il ne retape pas. Le véhicule est choisi dans le stock ou configuré pour une commande usine, et réservé au dossier dès cette étape.

Reprise et financement dans la même commande

Deux lignes de la feuille de gestion, pas deux dossiers annexes : la reprise vient en déduction du net à payer, le financement — crédit, LOA ou LLD — fixe apport, mensualité et durée. Le détail est à la section reprise et financement ; l'essentiel est qu'on ne quitte pas la commande pour les traiter.

Documents, approbation, signature : la commande est signée quand l'étape le dit

L'étape documents contrôle les pièces attendues selon le type de vente et de client (particulier, société, co-emprunteur). L'approbation se déclenche seule si un seuil est franchi. La signature n'est accessible que lorsque les deux précédentes sont vertes : il n'y a pas de version « rapide » signée dans le couloir et régularisée le lundi.

La pré-commande : réserver avant que le véhicule existe

Un modèle pas encore ouvert à la commande, un VO annoncé en arrivage : la pré-commande ouvre le dossier, enregistre l'acompte, les pièces et l'intention, sans châssis ni date ferme, puis se convertit en commande le jour où le véhicule est affecté. Sans ce statut, l'affaire reste dans un carnet et le chef des ventes ne voit pas son portefeuille réel.

La feuille de gestion : la marge se calcule dans le dossier, pas le lundi sur un tableur

Quand la feuille de gestion vit hors du logiciel, la marge annoncée à la remise n'est pas la marge réelle à la facture : un accessoire non compté, une reprise surévaluée, une aide de l'État non obtenue. Dans un logiciel de vente VN VO digne du nom, elle est une vue calculée du dossier, recalculée à chaque modification.

Remises par origine : constructeur, concession, aide de l'État

Une remise n'est pas un chiffre, c'est une origine. La remise constructeur sera reversée si le dossier est conforme ; la remise concession est prise sur la marge ; les aides de l'État sont avancées ou déduites selon le dispositif, avec leurs justificatifs. Les fondre dans une case « remise » empêche de savoir qui a payé la vente : une ligne par origine, avec son plafond et ses pièces.

Reprise déduite, frais annexes, net à payer, solde dû

La chaîne est toujours la même : prix du véhicule et des options, moins les remises par origine, plus les frais annexes (mise à la route, accessoires, carte grise, extension de garantie), égale le net à payer. Moins la reprise (nette du crédit restant sur le véhicule repris), moins l'acompte, égale le solde dû — ou le montant financé. Chaque ligne a sa TVA, et le VO suit la TVA sur marge quand il y a droit.

Exemple illustratif, chiffres choisis pour l'exercice : un VN à 32 000 € TTC, 1 200 € d'options, 2 000 € de remise constructeur, 800 € de remise concession et 450 € de frais annexes donnent un net à payer de 30 850 €. Une reprise à 9 000 € et un acompte de 1 000 € laissent un solde dû de 20 850 €. La marge HT se calcule à part, sur le prix de cession, la remise reversée ou non, les accessoires et l'écart de reprise.

Marge HT et pourcentage visibles au moment de décider

Le moment de décider, c'est quand le client demande « et si vous me faisiez 500 € de plus ? ». Le vendeur doit voir ce que ces 500 € font à la marge HT et au pourcentage, et si cela déclenche une approbation. Pas une estimation : le calcul. Le vendeur n'a besoin que du solde dû ; le chef des ventes a besoin de tout.

Approbation du chef des ventes : seuils de remise et de marge, délégations

Mal outillée, l'approbation est un appel manqué, un SMS « ok pour 3 % » introuvable trois mois plus tard, ou une remise accordée que personne n'a vue. Bien outillée, c'est une notification qui contient le dossier complet et une décision tracée en deux minutes.

Le seuil qui déclenche la demande

Les seuils se configurent par site, par marque, par type de véhicule et par rôle. Deux valent mieux qu'un : un seuil de remise en valeur ou en pourcentage, et un seuil de marge résiduelle — une petite remise sur un véhicule déjà peu margé est plus grave qu'une grosse remise sur un véhicule bien acheté. Les délégations suivent le même modèle : pendant les congés, un adjoint hérite du périmètre, avec une date de fin.

Approuver depuis son téléphone, avec le dossier complet

La demande arrive sur l'application mobile du chef des ventes avec ce qu'il faut pour décider : véhicule, prix, remises par origine, reprise et son écart avec la cote, financement, marge HT avant et après, commentaire du vendeur. Il approuve, refuse ou contre-propose ; le vendeur a la réponse pendant que le client est encore là.

Traçabilité : qui a approuvé quoi, et pourquoi

Chaque décision garde son auteur, sa date, le montant et le motif. Quand la direction se demande pourquoi la marge d'un site a baissé, la réponse est dans le journal des approbations, par vendeur et par motif — pas dans la mémoire des uns et des autres.

Reprise et financement dans la commande : crédit, LOA, LLD, solde de reprise

La plupart des ventes en concession comportent une reprise, un financement, ou les deux. Les traiter dans des outils séparés oblige à recopier des montants qui bougent jusqu'au dernier moment ; dans la commande, on les voit se répercuter en direct sur le solde dû et la marge.

La reprise estimée au prix du marché, puis déduite

La lecture de plaque identifie le véhicule, puis Voliago IA, hébergée en France, propose une estimation à partir de la cote au prix du marché et de l'état déclaré. C'est une proposition : le prix de reprise accordé appartient au chef des ventes ou à l'acheteur VO, et l'écart entre les deux apparaît dans la feuille de gestion comme une remise déguisée s'il est négatif. Pour l'expertise, les frais de remise en état et la décision d'achat, voir estimer et décider la reprise VO.

Simuler le financement sans quitter le dossier

Crédit classique, LOA et LLD se comparent sur le même écran : apport, durée, kilométrage pour la location, valeur de rachat, mensualité. Le montant financé découle du solde dû, donc une remise ou une reprise modifiée recalcule la mensualité. L'accord de financement, quand il arrive, devient une pièce du dossier et une condition de la livraison.

Co-emprunteur et pièces du financement

Un co-emprunteur n'est pas un deuxième client, c'est un second signataire, avec ses pièces et son consentement. Le dossier doit le porter comme tel, pour que la liste des documents s'allonge seule et que la signature convoque les deux personnes. Même logique pour une société avec dirigeant signataire, ou un véhicule financé au nom d'une personne et immatriculé au nom d'une autre.

Documents à signer et pièces du dossier : bon de commande, mandat SIV, PV de livraison

Trois documents engagent la vente et doivent sortir du dossier : le bon de commande, avec ses conditions générales ; le mandat d'immatriculation, qui autorise la concession à agir dans le SIV pour le client ; le PV de livraison, qui constate la remise du véhicule, son kilométrage et ses accessoires. Autour d'eux, les pièces à collecter : identité, domicile, permis, carte grise barrée et contrôle technique du véhicule repris, justificatifs de revenus, accord de financement, certificat de conformité du VN.

La secrétaire commerciale voit, dossier par dossier, ce qui manque : une pastille par pièce, un rappel automatique au client, un blocage de l'immatriculation tant que le mandat n'est pas signé. La signature se fait au comptoir sur tablette, par le dispositif interne, ou à distance via un prestataire qualifié eIDAS configuré par site ; le client signe depuis un portail, sans créer de compte. Niveaux de signature, preuve et archivage sont détaillés dans le guide signature électronique du bon de commande et du mandat SIV. Une fois signé, le document est verrouillé : toute modification passe par un avenant, lui-même signé.

Suivre la commande constructeur : import IA du bon de commande et portails constructeur

Après la signature, le VN entre dans un tunnel que la concession ne pilote pas : planifié, produit, transporté, livré au parc. Pendant ce temps, le client appelle. Le vendeur qui doit ouvrir un portail, retrouver le numéro de commande et recopier une date finit par ne plus le faire.

Lire le PDF ou le portail, sans ressaisie

Le bon de commande constructeur, reçu en PDF ou consulté sur le portail, est lu par l'import IA du bon de commande : numéro de commande, châssis une fois attribué, configuration, prix de cession, dates. Les champs lus sont proposés au vendeur, qui valide — l'IA ne modifie pas un dossier seule. Les portails sont atteints par des connecteurs définis en configuration, par marque et par groupe ; aucune marque n'est codée dans le logiciel.

Les dates du cycle : commande usine, production, transport, arrivée

Le dossier porte une frise : commande usine, production, transport, arrivée au parc, puis les dates qui appartiennent à la concession — préparation, immatriculation, livraison. Chaque date a une valeur prévue et une valeur réelle ; l'écart entre les deux est ce que le chef des ventes veut voir sur tout son portefeuille.

Alertes de retard et information du client

Quand une date prévue glisse, le dossier alerte le vendeur et prépare un message au client, que le vendeur relit et envoie. C'est une règle de configuration — « si l'arrivée recule de plus de deux semaines, prévenir » —, pas une fonction gravée. Un client prévenu d'un retard reste un client ; un client qui appelle pour l'apprendre devient une réclamation.

Préparer, immatriculer, livrer

Le véhicule est au parc. Restent trois opérations qui mobilisent trois services, et c'est là que les dossiers bien signés prennent du retard : la préparation attend un créneau d'atelier, l'immatriculation attend une pièce, la livraison attend un vendeur disponible.

L'OR interne de préparation, rattaché au véhicule

La préparation d'un VN (déprotection, contrôle, accessoires) ou la remise en état d'un VO passe par un ordre de réparation interne de préparation, créé depuis le dossier de vente et rattaché au véhicule. L'atelier le planifie comme tout OR ; pièces sorties et temps pointé s'imputent au véhicule, donc à la marge de cette vente. Le vendeur voit l'OR avancer sans descendre à l'atelier.

Immatriculation SIV depuis le dossier

Mandat signé et pièces complètes débloquent la démarche SIV : la demande part avec les données du dossier, le numéro attribué revient dans la fiche véhicule, le certificat provisoire est rangé avec les autres documents, les plaques sont commandées dans le même mouvement. Une pièce manquante bloque de façon visible plutôt que de produire un rejet trois jours plus tard.

Le rendez-vous de livraison et le PV signé

Le rendez-vous se prend dans l'agenda du vendeur, avec une check-list : solde dû encaissé ou financement débloqué, certificat provisoire, double des clés, carnet, accessoires. Le PV est pré-rempli depuis le dossier, complété du kilométrage au compteur, signé sur tablette par le client et le vendeur. Sa signature clôt le cycle et déclenche la suite : facturation, commission, premier rendez-vous d'entretien proposé.

Facturer la vente et encaisser : ce que le dossier transmet

La facturation n'est pas l'affaire du vendeur, mais c'est le dossier de vente qui la rend possible sans ressaisie. Il transmet au moteur de facturation les payeurs (le client pour l'acompte et le solde, l'organisme de financement pour le montant financé, le constructeur pour la remise reversée), les lignes de la feuille de gestion avec leur régime de TVA — sur marge pour le VO éligible —, la reprise comme ligne négative ou achat distinct selon le montage, et l'acompte déjà encaissé. Une facture par payeur est générée depuis le dossier. Numérotation, avoirs, lettrage et export comptable sont dans le guide facturer un véhicule neuf ou d'occasion.

Le tableau de bord du chef des ventes et les commissions

Le chef des ventes pilote trois horizons : le mois (commandé, livré, donc facturé), le portefeuille (signé mais pas livré, avec ses dates) et la marge (par vendeur, par origine de véhicule). Quand ces trois lectures viennent de trois fichiers, il passe son lundi matin à les réconcilier.

Commandes du mois, livraisons prévues, portefeuille, marge

Le cockpit montre les commandes du mois en nombre et en marge, les livraisons prévues semaine par semaine, le portefeuille classé par date d'arrivée, et les dossiers en attente d'une action — approbation, pièce manquante, financement non confirmé, OR de préparation non planifié. C'est une liste d'actions avant d'être un graphique : chaque ligne ouvre le dossier concerné.

Par vendeur, par site, par marque

Les mêmes chiffres se lisent par vendeur pour l'animation, par site pour la direction, par marque pour le dialogue avec les constructeurs. Multi-marques et multi-sites sont des axes du dossier, posés en configuration : le chef des ventes d'un site est compté sur son périmètre, le groupe consolide sans retraitement.

Commissions calculées sur la marge réelle, pas déclarée

La commission se calcule sur la marge du dossier à la facturation — remise réellement accordée, reprise réellement décidée, préparation réellement imputée —, pas sur la marge déclarée à la signature. Les règles (fixe, variable, paliers, primes de volume) sont configurées par site et par période, et chaque vendeur voit le détail de son calcul. Une commission contestée coûte plus de temps qu'une commission expliquée.

Choisir un logiciel de vente VN VO : les huit critères

Le marché propose beaucoup de logiciels VO — stock, annonces, cote — et peu de logiciels qui tiennent le cycle de vente complet, du lead au PV de livraison, pour le neuf et l'occasion. Les huit critères ci-dessous séparent les deux, en supposant qu'un logiciel DMS concession est le socle : la vente a besoin du stock, de l'atelier et de la facturation dans la même base.

Deux questions à poser en démonstration : « montrez-moi la feuille de gestion après avoir ajouté 500 € de remise » et « montrez-moi ce que reçoit le chef des ventes sur son téléphone ». Si la première demande un export et la seconde un courriel, le cycle de vente n'est pas dans le logiciel.

Pour aller plus loin

• Estimer et décider la reprise VO — expertise, cote, frais de remise en état, décision d'achat.
• Signature électronique du bon de commande et du mandat SIV — niveaux eIDAS, preuve, archivage.
• Gérer le stock VO et sa rotation — vieillissement, frais, publication.
• Facturer un véhicule neuf ou d'occasion — payeurs multiples, TVA sur marge, export comptable.
• Ordre de réparation interne de préparation — planning, pointage, pièces imputées au véhicule.
• Gestion des leads automobile — ce qui se passe avant le dossier de vente.

Questions fréquentes