Signature électronique en concession automobile : bon de commande, OR, SIV

Bon de commande VN ou VO, offre de reprise, mandat SIV, ordre de réparation : la signature électronique en concession automobile se joue sur le dossier de preuve, le niveau eIDAS choisi par document et l'intégration au workflow du DMS. Méthode d'abord, outil ensuite.

Mis à jour le 6 octobre 2026 · Par Bacem Hmoudi, concepteur de Voliago

L'essentiel en cinq lignes

Méthode d'abord, outil ensuite : ce qu'une concession fait signer, le niveau qui suffit à chaque document, la preuve à conserver, puis les huit critères d'une signature électronique intégrée au DMS. Le sujet n'est pas juridique en premier lieu : c'est une question de dossier complet, le jour de la livraison et trois ans après.

Quels documents une concession fait signer, et à qui

Un dossier de vente complet compte rarement moins de six signatures, réparties entre le client, parfois un co-emprunteur, le vendeur et le chef des ventes. Les lister avant de parler d'outil évite l'erreur classique : outiller le bon de commande et laisser le reste au papier.

La vente : bon de commande VN et VO, offre de reprise, PV de livraison

Le bon de commande engage le client sur un véhicule, un prix, un délai de livraison indicatif et des conditions de reprise et de financement. Le même dossier porte l'offre de reprise — valeur proposée, kilométrage déclaré, état constaté — qui se signe avec la commande, sans quoi la valeur de reprise reste une promesse orale. Le jour J, le PV de livraison constate l'état du véhicule remis, les accessoires, les clés et le kilométrage. Trois documents, un seul dossier : c'est le fil du guide logiciel de vente VN VO : de la commande à la livraison. La reprise elle-même — expertise, cote, remise en état — relève du guide achat, qui détaille l'offre de reprise signée avec le bon de commande.

Immatriculation et financement : mandat SIV, contrat LOA/LLD avec co-emprunteur, pièces du dossier

Le mandat d'immatriculation autorise la concession, habilitée au SIV, à faire la démarche au nom du client ; il s'accompagne du certificat de cession pour un VO, d'une pièce d'identité et d'un justificatif de domicile. Le contrat de financement (crédit, LOA, LLD) est émis par le financeur, mais c'est le vendeur qui le fait signer, souvent avec un co-emprunteur : deux signataires, deux identités à vérifier.

L'après-vente : devis, ordre de réparation, décharge, consentement RGPD

À l'atelier, le réceptionnaire fait signer l'ordre de réparation à la prise en charge, le devis si des travaux s'ajoutent, parfois une décharge. Partout, le consentement RGPD aux relances commerciales se recueille au moment où le client signe autre chose : c'est le seul instant où il lit ce qu'il accepte.

Les trois niveaux eIDAS, et lequel suffit pour un bon de commande

Le règlement européen eIDAS distingue trois niveaux de signature électronique. Les trois sont recevables en justice ; ce qui change, c'est la force de la preuve et à qui revient la charge de la démontrer.

Simple, avancée, qualifiée : ce que chacune prouve

• Simple — toute donnée électronique jointe au document pour marquer l'accord : case cochée, tracé au doigt, code reçu par SMS. Elle vaut preuve si vous pouvez montrer qui a signé et que le document n'a pas changé depuis ; c'est le dossier de preuve qui fait le travail.
• Avancée — liée au signataire de manière univoque, elle permet de l'identifier, est créée avec des moyens qu'il contrôle seul et détecte toute modification ultérieure. En pratique : identité vérifiée, certificat au nom du signataire, fichier scellé.
• Qualifiée — une signature avancée appuyée sur un certificat qualifié, délivré après vérification d'identité en face à face ou équivalent, par un prestataire de confiance qualifié. Elle a de plein droit l'effet d'une signature manuscrite.

Montant, contexte, financement : quand monter d'un niveau

Au showroom, en présence du vendeur, avec code SMS, la signature simple assortie d'un bon dossier de preuve est le choix courant : le client est là, le vendeur a vu sa pièce d'identité. Trois situations justifient de monter : la vente à distance (personne n'a vu le client), un montant inhabituel pour le site, une société dont le signataire doit prouver son pouvoir. Plus le risque de contestation est élevé, plus l'identification doit être forte.

Ce qu'exige en général l'organisme de financement

Le contrat LOA/LLD n'est pas votre document : le financeur fixe le niveau, en général l'avancée avec contrôle de la pièce d'identité du client et du co-emprunteur. Votre outil doit produire ce niveau pour ce document, et rester au niveau simple pour le PV de livraison : le niveau se règle par type de document, pas pour toute la concession. Le texte de référence est le règlement eIDAS (UE) n° 910/2014.

Valeur probante : ce que le dossier de preuve doit contenir

Un bon de commande contesté se juge sur le dossier de preuve, pas sur le PDF. Scène ordinaire : un client conteste, huit mois plus tard, la teinte commandée. La secrétaire commerciale ouvre le dossier, exporte le fichier de preuve : heure exacte de la signature, numéro de téléphone qui a reçu le code, adresse IP, et empreinte du document qui établit que la page « finition et teinte » est bien celle qu'il a vue. Le litige s'arrête là.

Horodatage et certificat

L'horodatage fixe l'instant de la signature par une source de temps fiable, indépendante de l'horloge du poste du vendeur. Le certificat lie la signature à un signataire ou, pour la signature simple, au prestataire qui a conduit la cérémonie. Un horodatage qualifié, au sens eIDAS, renforce la preuve pour les documents à enjeu.

Identifier le signataire : code SMS, pièce d'identité, présence physique

Trois moyens, cumulables. Le code à usage unique par SMS prouve que la personne détenait le téléphone déclaré à cet instant. La pièce d'identité, photographiée ou contrôlée par le vendeur, rattache un nom à la signature. La présence physique, attestée par le vendeur qui signe aussi le document, reste la plus forte au showroom. Le dossier de preuve doit dire lequel de ces moyens a servi.

Intégrité du document et conservation

L'empreinte du fichier signé est calculée au moment de la signature et conservée avec elle : toute modification ultérieure, même d'une virgule, se détecte. Le dossier de preuve doit ensuite être rangé avec le bon de commande, dans le dossier de vente, sur un hébergement dont vous connaissez la localisation. Dans Voliago, la piste d'audit — horodatage, identité, intégrité — est stockée dans le dossier lui-même, avec l'hébergement en France et l'isolation par concession.

Sur tablette au showroom ou à distance par lien : les deux parcours

Une concession a besoin des deux parcours, et le même document doit pouvoir passer de l'un à l'autre : le client qui a signé le bon au showroom signera peut-être l'avenant depuis chez lui.

Présentiel : signature au doigt, code SMS, le vendeur ne quitte pas le client

Le vendeur termine la configuration, le prix et la reprise sur son écran ; le bon de commande, généré depuis le dossier, apparaît sur la tablette. Le client relit, signe au doigt, saisit le code reçu par SMS. Le vendeur et le chef des ventes signent à leur tour, tout de suite ou depuis leur poste. Personne n'imprime, personne ne scanne. Le gain n'est pas le temps d'impression : c'est que le dossier est complet avant que le client ne reparte.

À distance : portail sans compte, relances automatiques, le client signe depuis son téléphone

Le client reçoit un lien par SMS ou par e-mail, ouvre un portail client sans compte, lit le document page par page, signe, confirme par code. S'il ne signe pas, les relances automatiques suivent un calendrier réglé par site — par exemple J+1 et J+3, puis alerte au vendeur à J+5, valeurs d'illustration. Le même parcours sert au devis signé en ligne depuis le CRM automobile : un devis accepté devient un bon de commande sans ressaisie.

Plusieurs signataires : co-emprunteur, chef des ventes, ordre de signature

Le bon de commande d'un couple avec financement compte quatre signataires : client, co-emprunteur, vendeur, chef des ventes. L'outil doit gérer l'ordre, le parallèle et l'état de chaque signature, visible dans le dossier. Un bon « signé par trois sur quatre » n'est pas signé, et le workflow ne doit pas avancer.

• Séquentiel — chaque signataire est sollicité quand le précédent a terminé ; utile quand une approbation conditionne la suite.
• Parallèle — tous reçoivent le lien en même temps ; utile pour les co-emprunteurs.
• Mixte — client et co-emprunteur en parallèle, puis le chef des ventes, après contrôle de la marge.

Mentions obligatoires du bon de commande et droit de rétractation

La signature électronique ne vaut que si le document signé est juste. Un bon de commande incomplet reste incomplet, même horodaté.

VN et VO : ce que le document doit porter, généré depuis le dossier

Le bon de commande identifie le vendeur professionnel, le client, le véhicule (marque, modèle, version, énergie ; pour un VO, immatriculation, kilométrage, date de première mise en circulation), le prix TTC détaillé, les options, la reprise et sa valeur, le mode de paiement ou de financement, le délai de livraison indicatif, les conditions générales de vente et, pour un VN, les émissions de CO₂. Le générer depuis le dossier plutôt que depuis un modèle bureautique supprime l'erreur la plus fréquente : un prix recopié à la main qui ne correspond plus à la configuration. Le même dossier servira ensuite à facturer un véhicule neuf ou d'occasion.

Vente à distance et hors établissement : le délai de 14 jours

Un bon de commande signé à distance ou hors établissement par un consommateur ouvre un droit de rétractation de quatorze jours, prévu par le Code de la consommation ; le document doit en informer le client et comporter le formulaire de rétractation. Le texte de référence est l'article L221-18 du Code de la consommation : reportez-vous à la version en vigueur, ce guide n'est pas un conseil juridique. Une vente conclue au showroom ne relève pas de ce régime ; d'où l'intérêt de garder dans le dossier la trace du lieu de signature.

Ce que la signature électronique ne change pas

• Le contenu obligatoire du bon de commande, identique sur papier et à l'écran.
• Le devoir d'information précontractuelle : le client doit avoir pu lire avant de signer, d'où le défilement complet du document avant le bouton de signature.
• La remise d'un exemplaire au client : le PDF signé lui est envoyé et reste accessible depuis le portail.
• Les conditions de la reprise : l'offre reste conditionnée à l'état constaté le jour de la livraison.

Archiver et retrouver : dossier SIV, coffre-fort numérique et durées de conservation

Signer ne sert à rien si l'on ne retrouve pas. Trois sujets distincts se mélangent souvent : le dossier d'immatriculation, le coffre-fort certifié, et la simple capacité à retrouver un bon de commande.

Le dossier d'immatriculation : pièces, mandat, durée

Une concession habilitée au SIV conserve, pour chaque démarche, les pièces justificatives : mandat signé, pièce d'identité, justificatif de domicile, certificat de cession ou de conformité, contrôle technique pour un VO. Le mandat signé électroniquement rejoint ce dossier avec sa preuve. Les règles d'archivage sont fixées par l'arrêté du 9 février 2009 relatif aux modalités d'immatriculation des véhicules, modifié à plusieurs reprises.

Coffre-fort certifié : ce qu'il garantit

Un coffre-fort numérique conforme à la norme NF Z42-020 garantit l'intégrité, la traçabilité et la pérennité des documents déposés : ce qui y entre ne peut être ni modifié ni supprimé sans trace. L'arrêté du 1er juillet 2025, qui modifie l'arrêté de 2009, renforce les obligations d'archivage dématérialisé des professionnels habilités au SIV ; vérifiez la date d'entrée en vigueur sur le texte officiel. Signature et coffre-fort sont deux maillons distincts : le premier produit la preuve, le second la conserve.

Retrouver un bon de commande signé trois ans après

Un client revient pour une garantie, l'atelier demande le bon de commande d'origine. S'il vit dans la boîte e-mail d'un vendeur parti depuis, il est perdu. S'il est rangé dans le dossier de vente, indexé par client, immatriculation et numéro de commande, la secrétaire commerciale le retrouve en quelques secondes depuis la fiche client. Les durées de conservation dépendent de la nature de la pièce (commerciale, comptable, immatriculation) : le DMS doit les régler par type de document et purger ce qui a dépassé sa durée, données personnelles comprises.

Intégrer la signature au DMS et au workflow : les huit critères

Une signature électronique « à côté » du DMS fait gagner du papier et perdre du temps : on exporte le PDF, on l'envoie depuis un autre outil, on revient coller l'état dans le dossier. Intégrée au logiciel DMS concession, elle devient une étape du workflow comme les autres. Huit critères départagent les offres.

Le document naît du dossier, pas d'un modèle Word

Dans Voliago, le bon de commande, le PV de livraison, l'offre de reprise, le mandat SIV et le devis atelier sont générés depuis le dossier, par le générateur de formulaires et les emplacements de documents configurés pour chaque concession : les champs sont ceux du dossier, et le document s'adapte à la marque et au site par configuration, pas par développement.

La signature fait avancer l'étape : approbation, commande signée, OR approuvé

Quand le dernier signataire a signé, l'étape avance seule : le dossier passe en « commande signée », la demande d'approbation de remise part au chef des ventes si la marge l'exige, l'OR approuvé libère les travaux. La secrétaire commerciale ne surveille plus une boîte de réception : elle voit dans la liste des commandes ce qui attend encore une signature, et depuis combien de temps.

Signature interne ou prestataire eIDAS, par site, par configuration

Chaque site choisit, par configuration, la signature interne de Voliago ou un prestataire eIDAS ; les deux sont interchangeables sans développement. Un groupe peut réserver un prestataire qualifié aux contrats de financement d'un site et garder la signature interne pour le reste. Multi-marques et multi-sites par configuration, application mobile iOS et Android pour signer sur tablette ou sur téléphone.

Le cas après-vente : réception sur tablette, devis accepté point par point, OR signé

À l'atelier, la signature a trois moments. À la réception, le réceptionnaire fait le tour du véhicule sur tablette, avec des vues photo obligatoires, et le client signe l'ordre de réparation sur place. En cours de travaux, un devis complémentaire part sur le portail : le client accepte ou refuse chaque ligne, point par point, depuis son téléphone, et l'OR se met à jour avec ce qu'il a accepté. À la restitution, la décharge ou le PV de restitution se signe au comptoir. Le détail de la méthode — réception, planning, garanties — est dans le guide atelier : réception sur tablette et devis accepté point par point.

Combien coûte la signature électronique : à l'acte ou au forfait, et ce qui fait varier le devis

Deux modèles coexistent. À l'acte : chaque enveloppe signée est facturée, avec un supplément pour le niveau avancé et pour chaque SMS d'authentification. Au forfait : un volume mensuel inclus, par site ou par groupe. Pour comparer, comptez vos dossiers plutôt que vos licences : une vente en appelle en général trois à cinq (bon de commande, reprise, mandat, financement, PV), un passage atelier un ou deux. Ce qui fait varier le devis : le niveau eIDAS par document, le nombre de SMS, le nombre de signataires, et le fait que la signature interne soit comprise dans le DMS ou non. Ce poste s'analyse avec les consommations à l'usage dans le prix d'un DMS.

Déployer la signature électronique en trois semaines : la méthode

Le déploiement échoue rarement sur la technique ; il échoue quand on outille un document à la fois sans décision sur le reste. La liste se coche dans l'ordre.

1. Documents — lister tout ce qui se signe aujourd'hui, vente et atelier, et qui signe quoi. Retirer ce qui ne sert plus.
2. Niveaux — fixer le niveau eIDAS par document, après avoir demandé aux financeurs, par écrit, ce qu'ils exigent.
3. Modèles — vérifier les mentions obligatoires de chaque document généré depuis le dossier, avec le chef des ventes et la secrétaire commerciale.
4. Sites — choisir, par site, signature interne ou prestataire, et régler les relances (délais, canal, alerte au vendeur).
5. Workflow — définir quelle étape avance à chaque signature, et qui est alerté quand un document attend trop longtemps.
6. Formation — une demi-journée par équipe : vendeurs sur la tablette, réceptionnaires sur la réception, secrétaires sur le suivi et la recherche.
7. Test sur un dossier réel — une vraie commande, de la signature au showroom jusqu'au PV de livraison, avec un co-emprunteur si possible, avant d'ouvrir à tous.
8. Archivage — contrôler que le mandat SIV signé et sa preuve se retrouvent dans le dossier d'immatriculation, et que les durées de conservation sont réglées.

Pour aller plus loin

• Règlement (UE) n° 910/2014 « eIDAS » — définitions des signatures simple, avancée et qualifiée (EUR-Lex).
• Code de la consommation, article L221-18 — droit de rétractation des contrats à distance et hors établissement (Légifrance).
• Arrêté du 9 février 2009 relatif aux modalités d'immatriculation des véhicules — archivage des pièces du dossier SIV (Légifrance).
• CNIL — le consentement — conditions d'un consentement RGPD valable pour les relances commerciales.
• Guides Voliago : logiciel de vente VN VO, achat et reprise VO, logiciel atelier après-vente, facturation et comptabilité.

Questions fréquentes